Privacy policy - privacy policy

The company ITS akciová společnost, ID No.: 14889811 with its registered office at Vinohradská 184, 13052 Prague 3, (hereinafter also referred to as "ITS") as a personal data controller, informs you as a user of our website, our customers, suppliers about the collection of personal data and privacy policy described below.

Protecting your personal data is important to us and we will always follow this policy in our dealings with you. In particular, this privacy policy explains:

• what personal data we will process about you;
• for what purposes and how we will process your personal data and the legal basis for processing it;
• to whom your personal data may be transferred;
• for how long we will process your personal data and
• what rights you have in relation to the protection of your personal data

SCOPE OF PROCESSING OF PERSONAL DATA

1) If you only visit our website, we will process the following personal data:

• Cookies

2) V případě, že jste naši zákazníci či dodavatelé, můžete být požádáni o vyplnění Vašich údajů, které budeme dále zpracovávat, a jsou jimi zejména následující osobní údaje:

• jméno a příjmení, datum narození či IČO;
• representing the company (business name);
• address, phone number and email address;
• as a company representative;
• bank account number; 
• such other personal data as may be necessary for the performance of our mutual obligation.

COOKIES

Naše webové stránky používají soubory cookies (malé textové soubory umístěné na Vašem zařízení), které slouží k poskytování webů a online služeb a shromažďování údajů. Text v souboru cookies je často tvořen řadou čísel a písmen, které jednoznačně identifikují váš počítač, ale může obsahovat i jiné informace. Tyto informace můžeme shromažďovat při Vaší interakci s webovou stránkou, jako je odeslání registračního formuláře nebo odeslání formuláře zájemce o zaměstnání. Více o cookies se můžete dozvědět například na internetové encyklopedii Wikipedia na adrese https://cs.wikipedia.org/wiki/HTTP_cookie.

We collect this data when you access our website. Some cookies are necessary for the functioning of the website and these will always be active. We may only use other cookies that are not necessary for the functioning of the website provided that you give us your consent to use them through the settings in your web browser. If your web browser is set to accept third-party cookies, such setting is deemed to be consent to the use of such cookies.
In addition, our website may collect information including, for example, browser or operating system type, IP address, site visits, internet service provider and other information of a similar nature.

HOW TO REFUSE THE USE OF COOKIES

Some of the functions of our services are based on cookies. Even if you have consented to the use of cookies that track your behaviour on the website, you can subsequently block their use. If you choose to block cookies, you may not be able to log in or use certain features and may lose preferences that are based on cookies. The use of cookies can be set using your internet browser. Most browsers automatically accept cookies by default. You can refuse cookies or set your web browser to use only certain cookies.
Information about browsers and how to set your cookie preferences can be found on the following websites:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer
• Safari
• Android

A cookie management tool is also available at http://www.youronlinechoices.com/cz/.

PURPOSE OF PROCESSING AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING

1) If you are a visitor to our website, we process your personal data in the form of cookies as described above for the legitimate interest of monitoring the use of our services and improving them. We will only process your personal data for the purposes set out above. The provision of the above data is not a requirement by us, however, without providing this data, some features of our website may be restricted. This personal data will not be used for the purpose of any solely automated decision making, including profiling based on such decision making.

2) V případě, že jste naši zákazníci či dodavatelé, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména z důvodu, že tyto jsou potřeba pro účely plnění smlouvy či plnění zákonných povinností (zejména daňových a účetních), případně z důvodu oprávněného zájmu (který spočívá zejména v tom, abychom mohli zkvalitňovat naše služby a kontaktovat Vás s našimi nabídkami). Účelem zpracování je tak především zajištění bezproblémové realizace našeho obchodního vztahu a další rozvíjení společné obchodní spolupráce. Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu tak můžeme využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní a marketingová sdělení a pozvánky na akce, veletrhy a workshopy, tj. abychom Vám poskytli informace, které by pro Vás, podle našeho názoru, mohly být zajímavé a přínosné. Vaše osobní údaje můžeme dále užívat pro naše vnitřní potřeby týkající se zejména sledování Vaší spokojenosti, optimalizace a zvyšování kvality poskytovaných produktů a služeb, vývoje nových produktů a snižování rizik. Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy a pro plnění zákonné povinnosti je naším požadavkem, a jejich neposkytnutí může být důvodem k neuzavření smlouvy nebo k ukončení obchodní spolupráce.

However, the processing of your personal data for the purpose of sending you commercial communications is not a contractual requirement of ours and you can refuse it at any time and it will not affect our other relationships. Simply send us an email with the relevant request to gdpr@its.cz or any other address from which you have received commercial communications from us. Your personal data will not be used for the purpose of any solely automated decision-making, including profiling.

WHO HAS ACCESS TO YOUR PERSONAL DATA

Your Personal Data may be processed by processors for us in the course of providing certain activities, or may be provided to recipients; in particular, the following entities:

• Entities that provide server, web, cloud or IT services to us;
• Entities that provide us with accounting services;
• Entities that provide us with legal services;
• Processors who provide us with other services - consultations, audits and other external services.

PERIOD OF PROCESSING OF PERSONAL DATA

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, po dobu trvání našeho oprávněného zájmu nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních a jiných povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví, zákon o dani z přidané hodnoty a jiné.

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytně nutnou k poskytování našich služeb a dokončení požadovaných transakcí nebo k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních závazků, řešení sporů a právní vynucování našich dohod. Tyto potřeby se pro různé typy údajů v kontextu různých situací mohou lišit, a proto se skutečná doba uchovávání informací může výrazně lišit. Mezi kritéria, na jejichž základě je určena doba uchovávání informací, patří:

• How long is personal data needed to provide services and to run our company? This includes activities such as maintaining and improving the performance of these services, keeping our systems secure and maintaining relevant business and financial records. This is a generally applicable rule of thumb and in most cases is the basis for determining how long data is retained.
• Do you provide us with your data with the expectation that we will keep it until you explicitly want it deleted? If yes, we will only delete it upon your explicit request.
• Have we established and communicated a specific retention period for a certain type of data? If so, we will certainly never exceed it.
• Have you consented to the extension of the retention period? If yes, we will retain the data in accordance with your consent.
• Are we subject to legal, contractual or similar obligations to retain data? Examples include laws governing mandatory data retention, government regulations to retain data related to investigations, or data that must be retained for litigation purposes.

In view of the above criteria, which may vary over time (in particular in the light of changes in legislation), we cannot set retention periods in general terms in this policy. However, we will always provide you with the exact period of processing of your personal data if you contact us (for example, by email at gdpr@its.cz).

YOUR RIGHTS ARISING FROM THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

You have the following rights in relation to our processing of your personal data:

• the right of accessto personal data;
• the right to rectification;
• the right to erasure;
• the right to restriction of data processing;
• the right to data portability ;
• the right to object to processing;
• the right not to be the subject of a decision based solely on automated processing, including profiling;
• the right to lodge a complaint about the processing of personal data.

Your rights are explained below to give you a clearer idea of their content.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází při zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

The right to erasure means that we must erase your personal data if (i) it is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed, (ii) the processing is unlawful, (iii) you object to the processing and there are no overriding legitimate grounds for the processing, (iv) we are required to do so by law, or (v) you withdraw your consent to the processing of your personal data.

The right to restrict processing means that until we have resolved any disputed issues regarding the processing of your personal data, we may not process your personal data other than by storing it and, where appropriate, using it only with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

The right to data portability means that you have the right to obtain personal data relating to you which are processed by automated means and on the basis of consent or contract, in a structured, commonly used and machine-readable format, and to have those personal data transmitted directly to another controller;

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány, v případě námitky proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu bude tato námitka vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování znamená, že žádné rozhodnutí naší společnosti, které pro Vás má právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, nebude učiněno prostřednictvím automatizovaného zpracování, včetně profilování. Toto neplatí v případě, že je takové zpracování nezbytné pro uzavření či plnění smlouvy mezi Vámi a naší společností nebo v případě, že k tomuto druhu zpracování udělíte svůj výslovný souhlas, případně pokud je takové zpracování povoleno právním předpisem, který se na naši společnost vztahuje.

Pokud máte připomínky nebo stížnosti týkající se ochrany Vašich osobních údajů nebo máte dotaz na osobu zodpovědnou za ochranu dat v naší společnosti či uplatňujete některé ze svých práv, kontaktujte nás prosím pomocí naší e-mailové adresy gdpr@its.cz. Na Vaše dotazy či připomínky odpovíme do jednoho měsíce. Tato lhůta může být v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužena o další dva měsíce.

Our activities are also supervised by the Office for Personal Data Protection, to which you can file a complaint in case of dissatisfaction. You can find out more on its website(www.uoou.cz).

REPORTING SECURITY INCIDENTS

V dnešní době plné moderních technologií existuje sice nepatrné, ale přesto riziko, že by mohlo dojít k uniku Vašich osobních údajů či k jejich zneužití nebo ztrátě. V rámci naší činnosti budeme činit vše, co je v našich silách, aby k takovému bezpečnostnímu incidentu nedošlo, zejména budeme všechny naše zaměstnance, přicházející do styku s Vašimi osobními údaji, pravidelně školit na téma ochrany osobních údajů, přijmeme a seznámíme naše zaměstnance s vnitřními podnikovými předpisy, upravujícími ochranu Vašich osobních údajů a budeme vždy využívat pouze ta nejvhodnější technická řešení k zabezpečení našeho zpracovávání, jako například šifrování dat, složitá hesla a odpovídající software.

However, if, despite our best efforts, a security incident should occur and this incident could pose a high risk to your rights and freedoms, we will immediately inform you of this fact by providing you with an email address and by posting such information on our website, including any necessary details.

CHANGES TO THE RULES

Our privacy policy may be changed from time to time. We will not restrict your rights under this Privacy Policy without your express consent. We will post any changes to the Privacy Policy on this page and will notify you more prominently if the changes are significant (for some services, we may notify you of changes to the Privacy Policy by email).