ITS solution among the finalists of the IT project of the year!

Česká asociace manažerů informačních technologií (CACIO) každoročně organizuje soutěž IT projekt roku, jejímž cílem je ocenit nejlepší projekty vývoje, zavedení informačních technologií, kvalitu a přínosy IT projektů. Účast v soutěži je umožněna jednotlivcům, podnikům, institucím, korporacím, spolkům a sdružením či jakýmkoliv jiným subjektům včetně organizací státní správy.

This year's 22nd edition of the competition saw some very strong projects and we are delighted that the EFORMS solution from the ITS development workshop for the client Tesco, created in close collaboration with the client, has been shortlisted. This placement in itself makes us very happy and we especially appreciate the honorary award of Ing. Jiří Polák "For innovative and highly successful approach to the adaptation of new technologies", which went to the hands of ITS representatives at the gala dinner held at the end of March.

And with what, that we succeeded in this competition?

The EFORMS project

The EFORMS project was initiated to streamline HR processes for Tesco employees in the Central Europe region (Czech Republic, Slovakia, Hungary), where Tesco currently employs 40,000 employees. The aim was to enable employees themselves to communicate with the HR department via self-service HR forms, accessible from anywhere in the Tesco environment and even the Internet - quickly, conveniently, intuitively and with a responsive design. The solution also needed to be designed to meet all security and legislative requirements, led by GDPR, with respect to sensitive employee personal data.

Employees can now perform tasks independently, which significantly reduces costs, significantly speeds up the request process and frees up store managers to manage operations. In addition to active employees themselves, self-service is also available to mothers on maternity leave and employees on long-term sick leave.

Dodaný nástroj přinesl nejen zrychlení procesů, ale také neuvěřitelnou flexibilitu díky univerzálnímu nastavení workflow formulářů a automatizaci některých procesů. Celý proces je transparentní pro zaměstnance i Tesco a komunikace se zpracovateli probíhá hladce. Portál díky své intuitivnosti ovládání a snadné přístupnosti (z jakéhokoliv pracovního i soukromého chytrého zařízení – tabletu, PC nebo telefonu 24/7) začal být masově využíván zaměstnanci bez nutnosti jakýchkoliv nákladů na extra proškolení a máme na něj velice pozitivní zpětnou vazbu. Tento projekt se ukázal být skutečným krokem vpřed v oblasti HR technologií Tesco.

Společnost Tesco, jako jeden z předních obchodních řetězců v regionu střední Evropy obslouží v České republice, Slovensku a Maďarsku miliony zákazníků každý týden v prodejnách i online. Projekt elektronického zpracování personálních dokumentů zaměstnanců přinesl výrazné zjednodušení procesů v řízení personálně administrativních záležitostí, čímž umožnil téměř 40 000 zaměstnancům na Tesco prodejnách, v distribučních centrech i centrálách v jednotlivých zemích věnovat svoji pozornost obsluhování zákazníků namísto neefektivního procesu, vyžadujícího osobní interakci či návštěvu HR oddělení. Projekt funguje na bázi jednoduchého webové rozhraní, jeho obsluha je velmi snadná a intuitivní a je k dispozici kdykoliv, čímž zvýšil efektivitu a transparentnost a snížil náklady v řízení a správě personálně administrativních záležitostí.